Aviso sobre la privacidad de los empleados

Aviso sobre los datos personales

Este aviso ofrece información sobre el tratamiento de sus datos personales por parte de VOLVO.

VOLVO es la organización responsable de los datos personales que obtiene de usted y de otras fuentes que se describen a continuación. Esto significa que VOLVO es quien decide sobre la finalidad de sus datos personales y sobre el modo en que estos se tratarán. VOLVO es responsable del tratamiento de sus datos personales en virtud de las leyes y normativas sobre protección de datos aplicables. El tratamiento de sus datos personales por parte de VOLVO resulta necesario para que pueda trabajar en la empresa. Si tiene alguna duda sobre el procesamiento de sus datos personales, póngase en contacto con el Group Privacy Officer de VOLVO, gpo.office@volvo.com.

VOLVO puede tratar las siguientes categorías de datos personales. Tenga en cuenta que VOLVO no tratará necesariamente todos los datos personales que se indican a continuación y que los ejemplos que incluye cada categoría no son exhaustivos.

 

Datos individuales, como nombre, fecha de nacimiento, número de la Seguridad Social (o equivalente), sexo, nacionalidad, idioma de preferencia, estado civil y fotografía.
 

Datos organizativos, como número de empleado, descripción del trabajo, puesto, lugar de trabajo, unidad de negocio, departamento, supervisor y subordinados directos.
 

Datos de contacto, como dirección del trabajo, domicilio particular, correo electrónico y número de teléfono.
 

Datos sobre remuneración y beneficios, como salario, revisiones salariales, deducciones fiscales, información sobre pensiones y datos de cuentas bancarias.
 

Datos administrativos sobre el trabajo, como el contrato laboral y otros acuerdos establecidos entre usted y VOLVO, solicitudes u otros formularios relativos, por ejemplo, a una baja por maternidad o paternidad, e información sobre la fecha de contratación y la fecha de finalización del contrato.
 

Datos sobre el tiempo de trabajo, como horario laboral, horas trabajadas, vacaciones, permisos de ausencia (baja por maternidad o paternidad, baja por enfermedad, etc.).
 

Datos sobre la pertenencia a sindicatos, si resulta aplicable y relevante.
 

Datos sobre seguridad, como tarjetas de acceso, derechos de acceso y uso de tarjetas de acceso y de derechos de acceso.
 

Datos sobre salud y seguridad, como información sobre bajas por enfermedad, planes de rehabilitación, incidentes laborales y revisiones médicas.
 

Datos sobre fabricación, reparación o mantenimiento, como el seguimiento y el registro de las actividades que lleve a cabo en relación con la fabricación, la reparación o el mantenimiento de los vehículos.
 

Datos sobre evaluaciones y rendimiento, como evaluaciones, valoraciones y expedientes disciplinarios (en caso de haberlos).
 

Datos sobre competencias, como formación académica y actividades instructivas.
 

Datos administrativos sobre viajes, como información sobre viajes de negocios, datos de reservas, número de pasaporte, número de la tarjeta de crédito de la empresa, facturas de viajes y dietas.
 

Datos sobre el centro de ayuda y el servicio de asistencia, como preguntas que usted, su supervisor o el departamento de Recursos Humanos hayan planteado sobre su trabajo o los equipos de TI, o la asistencia que haya recibido en relación con estos aspectos.
 

Datos relacionados con TI, como ID de usuario, contraseñas, datos de inicio de sesión, así como datos y registros sobre el uso que haga de aplicaciones, servicios o equipos de TI de VOLVO, conforme a las políticas de TI de VOLVO, según proceda en cada caso.

 

Cabe destacar que la pertenencia a sindicatos y algunos aspectos de los datos sobre salud y seguridad se consideran datos especialmente sensibles en virtud de las leyes de protección de datos aplicables y deberán tratarse con especial cuidado. Asimismo, cabe señalar que los datos especialmente sensibles solo deberán tratarse en caso de que haya una obligación o autorización legal, lo autorice un acuerdo de negociación colectiva y/o exista un consentimiento explícito.

 

Tenga en cuenta igualmente que algunos datos sobre el vehículo (por ejemplo, el número de vehículo o chasis, las matrículas, etc.) se generan automáticamente al utilizar un producto propiedad de Volvo, por ejemplo, un camión. No obstante, VOLVO no utilizará tales datos a menos que su uso esté vinculado a actividades de pruebas, a la resolución de problemas de calidad o al desarrollo de productos. Este párrafo no se aplica a los coches de empresa.

 

VOLVO también podrá tratar una cantidad limitada de datos personales (nombre y datos de contacto) de aquellas personas que usted haya indicado y con las que VOLVO deberá ponerse en contacto en caso de emergencia. En algunos países, también podrán tratarse datos de familiares para determinados fines relacionados con el pago de beneficios y/o con el cumplimiento de requisitos de la normativa laboral.

VOLVO tratará sus datos personales basándose en cualquiera de los siguientes fundamentos jurídicos; más abajo se ofrecen más detalles.

 

Obligación legal. Por ejemplo, VOLVO podría estar obligado por ley a informar sobre sus ingresos a la Agencia Tributaria.

 

Obligación contractual. Por ejemplo, VOLVO deberá tratar sus datos personales para poder pagarle el salario acordado en su contrato.

 

Interés legítimo. El interés legítimo de VOLVO consiste normalmente en gestionar sus operaciones diarias, proteger sus instalaciones y equipos, y mantener un control interno. Para basar su tratamiento de datos personales en su interés legítimo, VOLVO evalúa cada caso de forma individual. Por ejemplo, VOLVO necesitará tratar determinados datos personales para poder administrar sus viajes de negocios cuando su interés legítimo sea gestionar sus operaciones diarias; VOLVO necesitará tratar determinados datos personales para revisar el estado de sus equipos de TI cuando su interés legítimo sea proteger sus equipos.

 

En algunos casos excepcionales y solo cuando no pueda aplicarse ningún otro fundamento jurídico, VOLVO podría solicitar su consentimiento explícito para tratar sus datos personales.

 

VOLVO tratará sus datos personales, según lo expuesto anteriormente, para las finalidades generales que se indican a continuación. Tenga en cuenta que los ejemplos que incluye cada finalidad no son exhaustivos.

 

Administración (normalmente, en función de la obligación contractual y/o del interés legítimo)

 

Posibilitar su registro en los sistemas de VOLVO y la administración general del trabajo que desempeñe en VOLVO

 

Posibilitar un correcto uso de las licencias

 

Posibilitar que se disponga de un organigrama empresarial actualizado y que se lleve un registro de los empleados, incluida la elaboración de estadísticas e informes internos

 

Posibilitar el pago de salarios, pensiones y otros beneficios, así como las revisiones salariales, incluida la elaboración de estadísticas e informes internos

 

Posibilitar el seguimiento de los proyectos

 

Elaboración de informes (normalmente, en función de la obligación legal y/o del interés legítimo)

 

Posibilitar que se informe a las autoridades, según lo exija la ley, como por ejemplo, a la Agencia Tributaria

 

Posibilitar que se lleve un registro de sus horas de trabajo, permisos de ausencia o vacaciones para fines de facturación y remuneración

 

Requisitos de la legislación laboral (normalmente, en función de la obligación legal)

 

Posibilitar el cumplimiento de las obligaciones de VOLVO conforme a los acuerdos de negociación colectiva con sindicatos o en virtud de la legislación laboral

 

Seguridad del entorno laboral y de los productos (normalmente, en función de la obligación legal y/o del interés legítimo)

 

Posibilitar el cumplimiento de las obligaciones de VOLVO con respecto a ofrecer un entorno laboral seguro (incluidos el control y la prevención del acceso no autorizado a las instalaciones o los equipos de VOLVO) y otras obligaciones relacionadas con el entorno laboral que establezcan las leyes sobre el trabajo o el entorno laboral

 

Posibilitar el cumplimiento de las obligaciones de VOLVO en relación con la seguridad y la calidad de los productos

 

Desarrollo de los empleados (normalmente, en función de la obligación legal y/o contractual y/o del interés legítimo)

 

Posibilitar actividades relacionadas con la mejora o el desarrollo de capacidades, así como valoraciones y evaluaciones de rendimiento

 

Posibilitar y sugerir actividades de formación y aprendizaje

 

Actividades relacionadas con el trabajo de los empleados (normalmente, en función de la obligación legal y/o contractual y/o del interés legítimo)

 

Posibilitar que lleve a cabo sus tareas laborales, como escribir mensajes de correo electrónico, crear documentos, elaborar informes, realizar presentaciones, trazar esquemas, etc.

 

Posibilitar viajes de negocios

 

Posibilitar que se responda a las preguntas que usted, su supervisor o el departamento de Recursos Humanos se planteen sobre su trabajo o los servicios o equipos de TI, o que se ofrezca la asistencia necesaria para que lleve a cabo sus tareas laborales

 

Posibilitar el seguimiento de las políticas de VOLVO, incluido el Código de conducta del Grupo Volvo y las políticas de TI de VOLVO, según proceda en cada caso, para garantizar el cumplimiento de tales políticas e investigar actividades prohibidas sospechosas

 

Investigación y desarrollo y resolución de problemas de calidad (normalmente, en función del interés legítimo)

 

Posibilitar actividades de investigación y desarrollo relacionadas con productos Volvo (p. ej., camiones) que impliquen el uso de datos de vehículos generados al haber utilizado un producto propiedad de Volvo (consulte la información anterior)

 

Posibilitar la resolución de problemas de calidad relacionados con productos Volvo (p. ej., camiones) que impliquen el uso de datos de vehículos generados al haber utilizado un producto propiedad de Volvo (consulte la información anterior)

VOLVO obtendrá sus datos personales principalmente de usted mismo, de su supervisor, del departamento de Recursos Humanos o de terceros a los que nos haya remitido para obtener sus datos personales. Algunos datos personales también podría generarlos automáticamente el sistema de TI de VOLVO u otro sistema equivalente, por ejemplo, al crear su ID de usuario para acceder a los sistemas de VOLVO.

VOLVO normalmente no compartirá sus datos personales con nadie que no pertenezca al Grupo Volvo, a menos que así lo exija la legislación, las normativas o los acuerdos de negociación colectiva. No obstante, VOLVO podría, si resultase necesario para cumplir el propósito del procesamiento de los datos personales, compartir sus datos personales con otras empresas del Grupo Volvo, incluidas empresas que no pertenezcan a la UE o al EEE. Volvo también podría, si resultase necesario para cumplir la finalidad del tratamiento de los datos personales, compartir sus datos personales con otros proveedores externos, incluidos proveedores que no pertenezcan a la UE o al EEE. En cualquier caso, VOLVO hará todo lo posible por asegurarse de que se implanten las medidas de seguridad apropiadas que ofrezcan los niveles de protección adecuados para sus datos personales de acuerdo con las leyes de protección de datos aplicables. Por ejemplo, esto podría incluir la aplicación de acuerdos de encargo de tratamiento de datos interempresariales o externos basados en cláusulas contractuales estándar aprobadas por la UE o en el Escudo de Privacidad de la UE y EE. UU., u otros mecanismos que hayan reconocido o aprobado las autoridades pertinentes según proceda en cada caso. Si tiene alguna duda sobre la transferencia de datos, póngase en contacto con el responsable de protección de datos de VOLVO.

VOLVO normalmente conservará sus datos personales durante el tiempo que trabaje en la empresa. Una vez finalizado su contrato laboral, VOLVO solo conservará los datos personales que considere necesarios para el cumplimiento de las finalidades para las cuales se hayan recopilado y solo hasta que dicha finalidad se haya cumplido o, si se prolonga la conservación de dichos datos, durante el tiempo que se requiera para cumplir con las obligaciones locales, impuestos o beneficios, o para cumplir cualquier requisito legal en caso de surgir una reclamación o litigio, real, inminente o previsto.

Tiene derecho a solicitar acceso a sus datos personales. También tiene derecho a solicitar a VOLVO que rectifique o suprima sus datos personales, o que limite su tratamiento.  También podrá oponerse al tratamiento que realice VOLVO de sus datos personales o solicitar su portabilidad. No obstante, tenga en cuenta que es posible que VOLVO no siempre esté obligado a atender una solicitud de supresión, limitación, oposición o portabilidad de datos. Las obligaciones legales de VOLVO y las excepciones aplicables a tales derechos se evaluarán en cada caso de forma individual.

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