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AVISO DE PRIVACIDAD PARA EMPLEADOS

Aviso de datos personales

Este aviso proporciona información sobre el procesamiento que realiza VOLVO de sus datos personales.

La empresa para la que trabaja (“VOLVO”) es el controlador de los datos personales que VOLVO obtiene de usted y de las otras fuentes que se describen a continuación. Controlador significa que es VOLVO quien decide el propósito y los medios para el procesamiento de sus datos personales. VOLVO es responsable del procesamiento de sus datos personales según las leyes y normativas aplicables de protección de datos. El procesamiento de VOLVO de sus datos personales es necesario en lo que respecta a su empleo en VOLVO. Si tiene preguntas sobre el procesamiento de sus datos personales, póngase en contacto con el responsable de protección de datos de VOLVO.

VOLVO puede procesar las siguientes categorías de datos personales. Tenga en cuenta que VOLVO no necesariamente procesará todos los datos personales que se enumeran a continuación. Tenga en cuenta que los ejemplos enumerados en cada categoría no son exhaustivos.

Datos individuales, como nombre, fecha de nacimiento, número de seguridad social (o equivalente), género, nacionalidad, idioma de preferencia, estado civil, foto

Datos organizativos, como número de empleado, descripción del trabajo, puesto, lugar de trabajo, unidad de negocio, departamento, supervisor, subordinados directos

Datos de contacto, como dirección del trabajo, domicilio, correo electrónico, número de teléfono

Datos de compensación y beneficios, como sueldo, revisiones salariales, deducciones de impuestos, información sobre pensiones, detalles de cuentas bancarias

Datos de administración de empleo, como el contrato de trabajo y otros acuerdos entre usted y VOLVO, solicitudes u otros formularios relacionados con, por ejemplo, baja parental, información sobre la fecha de contratación y la fecha de finalización

Datos de tiempo, como horas de trabajo, horas trabajadas, vacaciones, bajas (baja parental, baja por enfermedad, etc.)

Datos de afiliación sindical, si corresponde y es relevante

Datos de seguridad, como tarjetas de acceso, derechos de acceso y uso de las tarjetas de acceso y de los derechos de acceso

Datos de salud y seguridad, como información sobre baja por enfermedad, planes de rehabilitación, incidentes relacionados con el trabajo, revisiones médicas

Datos de fabricación/reparación/servicios, como el seguimiento y el registro de actividades realizadas por usted en relación con la fabricación, el mantenimiento, la reparación o el servicio en vehículos

Datos de desempeño y evaluación, como evaluaciones y registros disciplinarios, si los hay

Datos de competencias, como registros de aprendizaje y actividades de formación

Datos de administración de viajes, como información sobre viajes de negocios, detalles de reservas, número de pasaporte, número de tarjeta de crédito de la empresa, facturas de viaje y bonificaciones

Datos de asistencia y centro de ayuda, como preguntas de usted/su supervisor/relacionadas con RR.HH. y su empleo, o con el equipo de TI o la asistencia que se le ha proporcionado en relación con el mismo

Datos relacionados con TI, como ID de usuario, contraseñas, detalles de inicio de sesión, así como datos y registros sobre su uso del equipo, las aplicaciones o los servicios de TI de Volvo, según las políticas de TI de VOLVO y según corresponda de vez en cuando

Se señala específicamente que la afiliación sindical y algunos aspectos de los datos sobre salud y seguridad se consideran datos confidenciales según las leyes de protección de datos aplicables y se deben manejar con especial cuidado. Se señala específicamente que los datos confidenciales solo deben procesarse en caso de obligación legal, autorizados por acuerdos colectivos y/o consentimiento explícito.

Tenga en cuenta también que ciertos datos generados por el vehículo (por ejemplo, número de vehículo/chasis, señales, etc.) se generan automáticamente cuando utiliza un producto propiedad de Volvo, por ejemplo, un camión. Sin embargo, VOLVO no utiliza dichos datos a menos que el uso esté vinculado a actividades de prueba, a la resolución de problemas de calidad o con fines de desarrollo de productos. Tenga en cuenta que esta sección no se refiere a los vehículos de la empresa.

VOLVO también puede procesar una cantidad limitada de datos personales (nombre y datos de contacto) de las personas indicadas por usted como personas con las que VOLVO puede ponerse en contacto en caso de emergencia. En algunos países, los datos de familiares también pueden procesarse para ciertos fines relacionados con beneficios y/o requisitos de la legislación laboral.

VOLVO procesará sus datos personales en función de cualquiera de los siguientes motivos legales; consulte también más detalles a continuación.

Obligación legal. Por ejemplo, VOLVO puede estar obligado por ley a informar de sus ingresos a las autoridades fiscales.

Obligación contractual. Por ejemplo, VOLVO debe procesar sus datos personales para poder pagar su salario acordado contractualmente.

Interés legítimo. El interés legítimo de VOLVO normalmente es administrar sus operaciones diarias, asegurar sus instalaciones y equipos y mantener el control interno. Para basar su procesamiento de datos personales en función de sus intereses, VOLVO realiza una evaluación caso por caso. Por ejemplo, VOLVO necesita procesar ciertos datos personales para permitir la administración de sus viajes relacionados con negocios cuando el interés legítimo de VOLVO es administrar sus operaciones diarias; o bien, VOLVO necesita procesar ciertos datos personales para revisar el estado de su equipo de TI cuando el interés legítimo de VOLVO es proteger su equipo.

En casos excepcionales y solo cuando no se pueda aplicar otro fundamento legal, VOLVO puede solicitar su consentimiento explícito para procesar sus datos personales.

VOLVO procesará sus datos personales, como se ha indicado anteriormente con ejemplos, para los fines generales indicados a continuación. Tenga en cuenta que los ejemplos enumerados en cada finalidad no son exhaustivos.

Administración (normalmente basado en obligaciones contractuales y/o intereses legítimos)

Permitir su registro en los sistemas de VOLVO y la administración general de su empleo con VOLVO

Habilitar el uso adecuado de la licencia

Permitir el mantenimiento de un organigrama actualizado y de un registro de empleados, incluida la producción de informes internos y estadísticas

Permitir el pago de salarios, pensiones y otros beneficios, así como revisiones salariales, incluida la producción de informes internos y estadísticas

Permitir el seguimiento de proyectos

Informes (normalmente basados en obligaciones legales y/o intereses legítimos)

Permitir la presentación de informes a autoridades, tal y como lo exige la ley, como la agencia tributaria

Permitir el seguimiento de sus horas de trabajo/bajas/vacaciones, con fines de remuneración y facturación.

Requisito de la legislación laboral (normalmente basado en una obligación legal)

Permitir el cumplimiento de las obligaciones de VOLVO según los convenios colectivos con los sindicatos o por la legislación laboral

Entorno de trabajo y seguridad de productos (normalmente basado en obligaciones legales y/o intereses legítimos)

Permitir el cumplimiento de las obligaciones de VOLVO de proporcionar un entorno de trabajo seguro (incluido el control y la prevención del acceso no autorizado a las instalaciones o equipos de VOLVO) y otras obligaciones del entorno de trabajo, según lo establecido por el entorno laboral o las leyes laborales

Permitir el cumplimiento de las obligaciones de VOLVO relacionadas con la seguridad y la calidad del producto

Desarrollo de empleados (normalmente basado en obligaciones legales y/o contractuales y/o intereses legítimos)

Permitir actividades relacionadas con el desarrollo/la mejora de competencias, así como evaluaciones y controles de rendimiento

Permitir y sugerir actividades de aprendizaje y formación

Actividades relacionadas con el trabajo de los empleados (normalmente basadas en obligaciones legales y/o contractuales y/o intereses legítimos)

Permitir el desempeño de sus tareas de trabajo, como escribir correos electrónicos, crear documentos, informes, presentaciones, dibujos, etc.

Permitir la realización de viajes de negocios

Permitir responder a preguntas de usted/su supervisor de VOLVO/ RR.HH. con respecto a su empleo o equipos/servicios de TI o la prestación del soporte necesario para el desempeño de sus tareas laborales

Permitir el seguimiento de las políticas de VOLVO, incluido el Código de conducta del Grupo Volvo y las políticas de TI de VOLVO, según corresponda de vez en cuando, para garantizar que dichas políticas se cumplen e investigar actividades sospechosas prohibidas

Investigación y desarrollo y resolución de problemas de calidad (normalmente basados en intereses legítimos)

Permitir actividades de investigación y desarrollo relacionadas con productos Volvo (por ejemplo, camiones), que implican el uso de datos de vehículos generados cuando ha utilizado un producto propiedad de Volvo (véase arriba)

Permitir resolver problemas de calidad relacionados con productos Volvo (por ejemplo, camiones) que implican el uso de datos del vehículo cuando ha utilizado un producto propiedad de Volvo (véase arriba)

VOLVO obtendrá principalmente sus datos personales de usted, su supervisor, RR. HH. u otro tercero a quien nos haya dirigido para que obtengamos sus datos personales. Algunos datos personales también pueden generarse automáticamente desde el sistema de TI de VOLVO, o equivalente, por ejemplo, al crear su ID de usuario para los sistemas de VOLVO.

VOLVO normalmente no compartirá sus datos personales con nadie fuera del Grupo Volvo, a menos que lo exijan las leyes, las normativas o los acuerdos colectivos. Sin embargo, VOLVO puede, si es necesario para cumplir la finalidad de procesar los datos personales, compartir sus datos personales con otra empresa del Grupo Volvo, incluida una empresa fuera de la Unión Europea o del Espacio Económico Europeo (UE/EEE). Volvo también puede, si es necesario para cumplir la finalidad de procesar los datos personales, compartir sus datos personales con proveedores externos, incluidos proveedores fuera de la UE/EEE. VOLVO, en todos los casos, hará todos los esfuerzos razonables para asegurarse de que se aplican las medidas apropiadas que brinden niveles adecuados de protección de sus datos personales según lo exijan las leyes de protección de datos aplicables. Por ejemplo, esto puede incluir el uso de acuerdos de procesamiento de datos externos o interempresarial basados en las Cláusulas contractuales estándar aprobadas por la UE o el Escudo de privacidad UE-EE. UU. u otros mecanismos que las autoridades relevantes hayan reconocido o aprobado de vez en cuando. Si tiene preguntas sobre la transferencia, póngase en contacto con el responsable de protección de datos de VOLVO.

VOLVO normalmente conservará sus datos personales durante el empleo. Después de que su empleo haya finalizado, VOLVO solo conservará los datos personales que se consideren necesarios para el cumplimiento de los fines para los que se recopilaron y solo hasta que se hayan cumplido dichos fines o, si es posterior, durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las obligaciones legales locales, fiscales o de beneficios, o satisfacer cualquier requisito legal en caso de una disputa o reclamación real, presagiada o anticipada.

Tiene derecho a solicitar acceso a sus datos personales. También tiene derecho a solicitar a VOLVO que rectifique o borre sus datos personales o que restrinja el procesamiento de los mismos. También puede oponerse al procesamiento de sus datos personales por parte de VOLVO o solicitar la portabilidad de los datos. Sin embargo, tenga en cuenta que VOLVO no siempre está obligado a cumplir con una solicitud de eliminación, restricción, oposición o portabilidad de datos. Se realizará una evaluación caso por caso de las obligaciones legales de VOLVO y la excepción de dichos derechos.

Más información sobre los derechos del sujeto de los datos